Il Manager Potenziato
Symphony HR: L'Automazione dell'Onboarding in Microsoft Teams
Symphony HR è un chatbot avanzato che automatizza il processo di onboarding dei nuovi dipendenti direttamente all'interno di Microsoft Teams, riducendo del 67% il tempo dedicato al coordinamento operativo e migliorando significativamente l'esperienza di inserimento.
Integrazione Perfetta nell'Ambiente di Lavoro
Symphony HR si integra perfettamente nell'ecosistema Microsoft, operando direttamente all'interno di Teams - la piattaforma che i professionisti HR utilizzano quotidianamente per collaborare. Questa integrazione nativa elimina la necessità di passare tra diverse applicazioni, semplificando drasticamente i flussi di lavoro.
Il processo inizia con un semplice dialogo dove il chatbot raccoglie le informazioni essenziali del nuovo dipendente: nome, dipartimento e data di ingresso. Queste informazioni attivano automaticamente un flusso Power Automate personalizzato che accede ai fogli Excel specifici per dipartimento, conservati su SharePoint, contenenti l'intero percorso di onboarding strutturato.
Accessibilità Immediata
Nessuna nuova applicazione da installare o interfaccia da imparare: tutto avviene nell'ambiente Teams già familiare al personale HR.
Personalizzazione per Dipartimento
Ogni dipartimento ha il proprio percorso di onboarding strutturato, garantendo che i nuovi dipendenti ricevano esattamente le informazioni e la formazione di cui hanno bisogno.
Attivazione Istantanea
Il processo completo di pianificazione si attiva in pochi secondi, richiedendo un intervento minimo da parte del personale HR.
Il Flusso Automatizzato di Power Automate
Lettura del Foglio Excel
Il sistema accede al foglio Excel specifico del dipartimento su SharePoint, dove ogni riga definisce un'attività dell'onboarding con titolo, referente, durata e natura. Per le attività di lettura, sono inclusi anche i link ai documenti rilevanti (policy aziendali, manuali di prodotto, codice etico) e l'ordine consigliato di consultazione.
Pianificazione dei Meeting
Power Automate analizza in tempo reale le agende Outlook sia del neo-assunto che dei referenti coinvolti, identificando automaticamente le prime finestre temporali disponibili che rispettino la sequenza logica delle attività. Il sistema crea quindi gli inviti di calendario, garantendo che incontri propedeutici (come quello con l'IT) precedano attività dipendenti (come la formazione sugli strumenti).
Organizzazione delle Letture
Per le attività di "Document Review", il sistema calcola le fasce orarie più adatte in base alla durata stimata, crea eventi dedicati nel calendario Outlook del nuovo dipendente con titoli descrittivi, allega i documenti necessari o inserisce link diretti a SharePoint, e configura promemoria automatici a inizio e metà periodo di onboarding.
Archiviazione e Tracciabilità
Al termine del processo, il foglio Excel viene duplicato con il nome specifico del dipendente e archiviato in un'area dedicata su SharePoint, creando così una documentazione completa dell'intero percorso di onboarding che può essere utilizzata come prova di compliance in caso di audit interni o esterni.
Risultati Tangibili e Vantaggi Operativi
67%
Riduzione Tempo HR
Diminuzione delle ore dedicate al coordinamento operativo nelle prime due settimane di inserimento.
100%
Visibilità Calendario
Completa trasparenza del carico di lavoro del neo-assunto, con attività di studio e meeting visualizzati nello stesso calendario.
< 1
Minuti di Interazione
Tempo necessario all'HR per attivare l'intero processo di onboarding attraverso una semplice conversazione in Teams.
Benefici per i Nuovi Dipendenti
  • Esperienza di onboarding strutturata e ordinata fin dal primo giorno
  • Tempo adeguato allocato per lo studio dei materiali aziendali
  • Pianificazione ottimizzata degli incontri con i vari reparti
  • Riduzione dello stress legato all'inserimento in azienda
  • Maggiore produttività nelle prime settimane grazie a un percorso chiaro
Symphony HR ha trasformato il nostro processo di onboarding da un'attività ad alta intensità di lavoro manuale a un flusso automatizzato che offre un'esperienza di qualità superiore sia per il dipartimento HR che per i nuovi dipendenti.